8 e -poštnih grehov, ki jih nikoli ne smete storiti pri delu

Ko pošiljate na desetine zapiskov na dan, lahko e -poštni bonton pade ob bok. Ampak, pravi Vicki Salemi , karierni strokovnjak za Pošast , naj bo naša e -poštna komunikacija vedno nad vrstico. 'Vedno si želiš, da bi te gledali kot profesionalca,' pravi, 'in pošiljanje e -poštnih sporočil ali zapiskov, ki so preveč naključni, slabo odraža na tebi ne le kot osebo, ampak tudi kot zaposlenega.'



Slika lahko vsebuje oblačila in obraz za človeško osebo, mobilni telefon, elektroniko, mobilni telefon

Zaskrbljen

najboljši način za čiščenje diamantnega prstana

'Če ne skrbimo za službena e -poštna sporočila, tvegamo, da bodo ljudje imeli negativen vtis o sebi,' dodaja. 'Pomislite na to: Bi zjutraj prišli v službo, ne da bi si umili zobe ali se počesali? E -poštno sporočilo je podaljšek vaše profesionalne osebnosti, zato naj bo polirano in elegantno. '





S tem v mislih je tukaj osem e-poštnih grehov-od manjših dražilnih stvari do večjih napak, ki vam povzročajo odpoved-, ki jih nikoli ne smete storiti v službi.

1. Vadba pošiljanja besedilnih sporočil. Po besedilu smo vsi krivi za malo ustvarjalne okrajšave - zamenjavo 'u', kjer na primer spada 'ti'. Toda eno mesto, ki mu ta praksa ne pripada, je v delovnem e -poštnem sporočilu, pravi Michael Woodward , Doktor znanosti, organizacijski psiholog, certificirani strokovni trener in avtor Načrtujete: vodnik v 5 korakih za prevzem kariere v novem gospodarstvu . 'Ko gre za ljudi, ki jih ne poznate ali vam niso blizu, uporabite popolne stavke in ustrezno slovnico,' pravi. 'Slabo izdelana e -poštna sporočila lahko povzročijo slab vtis in pogosto ne bodo dobili dobrih odzivov. Če je vaše e -poštno sporočilo neurejeno, se zdi, da vanj niste vložili časa in vam je zato vseeno. In če nimate časa za izdelavo premišljenega e -poštnega sporočila, zakaj bi si vzel čas, da odgovorim?



2. Nenehno in naprej in naprej… in naprej. Razmišljajte kot Twitter in naj bodo vaša e -poštna sporočila kratka. Ko napišete svoj kos, se ustavite in se vprašajte: 'Ali se bo moral vaš šef ali prejemnik skenirati vašo e -pošto na svojem telefonu, ali se bosta morala veliko pomakniti navzdol, preden prideta do praznega prostora?' Salemi predlaga. 'Čeprav vas ta greh po e -pošti ne bo odpustil, se izogibajte navadi pošiljanja neverjetno dolgih e -poštnih sporočil. Namesto tega naredite svoje e-poštno sporočilo uporabniku prijazno, tako da vključite krogle z enim ali dvema opisnima stavkoma. Ali pa napišite kratek e -poštni naslov s podrobnejšim dokumentom, ki je priložen. '

3. Ne navedete 'zakaj'. Ko gre za e -pošto, je kontekst ključnega pomena - če ga ne navedete vnaprej, lahko pride do zamudnih odgovorov ali odkljukanega šefa. 'Ko prosite za pomoč ali zahtevate, prejemniku e -poštnega sporočila navedite' zakaj, 'pravi Woodward. 'Ne sprožite samo povpraševanja in pričakujte takojšen odziv. Vsak ima prioritete, ki jih mora obvladovati. Bodite prepričani, da se vaša zahteva ujema z njihovimi prednostnimi nalogami. '

4. Predpostavimo, da je prejemnik edina oseba, ki bere vaš e -poštni naslov. Če ne bi stal na svoji mizi in ga vpil v svojo pisarno, verjetno ni pametno, da ga daš v izmenjavo po e -pošti, pravi Salemi. 'Ne samo, da bo strežnik vašega podjetja lahko sledil e -poštnemu sporočilu še dolgo po tem, ko je izbrisano iz vašega in nabiralnikovega predala,' pravi Salemi, 'lahko beležko po nesreči posredujejo drugim. Posledice se lahko gibljejo od krme za ogovarjalnico do odpuščanja - osebna mnenja in pogovori pa so za vaše osebno življenje. '

5. Pošiljanje brezumne eksplozije na več ljudi. Woodward pravi: »Če vprašanje pošljete več prejemnikom, boste videli pojav, ki se imenuje preusmeritev odgovornosti. Z drugimi besedami, prejemnik bo počakal, če se bo prvi odzval, in ga tako razbremenil odgovornosti. ' Ob skrajnem roku je to lahko (projektna) usodna poteza po e -pošti. Namesto tega, pravi, 'v svojih e -poštnih sporočilih vedno ciljajte, še posebej, če potrebujete odgovor na določeno vprašanje.'



6. Biti nespoštljiv, omalovažujoč ali nesramen. Predstavljajte si: Vaš sodelavec je na sestanku spustil žogo in vas obtožil-in namesto da bi se soočili z malim lažnivcem iz oči v oči, ji pošljete e-poštno sporočilo in ji povete, kaj mislite o njeni nenavadni potezi. Ampak, pravi Salemi, 'če se imate v težavah s kolegom, se ne zanašajte na e -pošto, da bi popravili poškodovan odnos. Namesto tega se pogovorite z osebo in po potrebi vključite posrednika, kot so človeški viri ali vaš šef. Obstaja veliko primerov, ko e -pošta preprosto ni ustrezen način komunikacije - in to je eden izmed njih. '

7. Ne glede na to, kako bo vaše sporočilo prebrano. Ne govorimo o namizju ali pametnem telefonu. Woodward pojasnjuje: „Komunikacija je dvosmerna ulica, zlasti ko gre za e-pošto. Sporočilo, ki ga nameravate, morda ni tisto, ki ga prejmete, zato se morate močno zavedati norm in pričakovanj, kako komunicirajo ljudje, s katerimi delate. ' Če še niste prepričani, kaj je v vaši pisarni normalno, pravi Woodward, 'se izogibajte kolokvijalizmom, slengu ali žargonu, ki vašim prejemnikom morda niso znani - te besede si lahko razlagajo drugače, kot nameravate.'



8. Prisega - tudi če to počne vaš šef. Najhladnejšim šefom morda ni vseeno, če preklinjate pri izmenjavi e -pošte, vendar je to še vedno slaba oblika, opozarja Salemi. Še huje, če ste delodajalca napačno ocenili, bi lahko svoj ugled na delovnem mestu dopolnili z eno samo črko. Zato, preden pritisnete gumb za pošiljanje, 'utišajte jezik in preprosto odstranite morebitne žaljive besede iz svojega besednjaka', priporoča Salemi. 'Med razgovorom za službo ne bi govorili tako, zato tega ne storite zdaj, ko imate službo. Še vedno si lahko strasten, ne da bi spustil F-bombo. '

Kadar koli ste v dvomih, pravijo naši strokovnjaki, morate upoštevati le eno pravo pravilo e -pošte: vzemite si sekundo - ali še bolje - nekaj minut - preden pošljete. 'V redu je, da napišete osnutek, vendar si dajte nekaj časa, da razmislite in uredite, preden pritisnete gumb za pošiljanje,' pravi Salemi. 'Morda ste v tem trenutku razočarani ali pretreseni, toda če se za nekaj minut ali celo nekaj ur oddaljite od tega, lahko pomagate z vidika perspektive. Spomnite se, da je profesionalnost in spoštovanje v vsej vaši komunikaciji ključ do vašega kariernega uspeha. '